Spontaniczny Plan Dnia

Nawet najbardziej dalekosiężne projekty i plany przestają być abstrakcją, kiedy nadchodzi moment decyzji, co dzisiaj konkretnie mam zrobić w związku z tym projektem. Powszechne jest zrozumienie, że efektywność działań jest związana z efektywnością planowania. Skoro tak, to dlaczego tak rzadko lub tak nieefektywnie planujemy swoje działania? Wiele osób, uznając wartości płynące z planowania, często nie robi tego zbyt dokładnie, gdyż obawia się utraty swobody działania, możliwości spontanicznego reagowania na wydarzenia w ciągu dnia, elastycznego dostosowywania swych działań do sytuacji. "We współczesnym świecie stała jest tylko zmiana i nie warto niczego planować, bo i tak będziemy musieli zmieniać nasze plany." - tego typu stwierdzeniami starają się wyjaśnić swoją postawę.

Czy wszyscy w taki sam sposób myślimy o czasie? Czy wszyscy mamy taką samą wewnętrzną reprezentację czasu?

Jeśli życie jest podróżą w czasie, to są tacy, którzy po prostu idą przed siebie i na bieżąco podejmują decyzje, co dalej, jaki jest następny krok, co teraz zrobię.

Inni zaś mają stale przed oczami zdjęcia z przewodnika, wybierają z niego jakieś miejsce i idą tam, potem znów sięgają do przewodnika, aby zdecydować, dokąd pójdą teraz.

Jeszcze inni zanim wyruszą, patrzą na mapę, zastanawiają się, ile czasu zajmie im przejście od jednego miejsca do drugiego, na jakie etapy podzielić podróż i gdzie zaplanować postoje. Gdy mają dokładnie wyznaczoną marszrutę - wyruszają w drogę z mapą w ręku.

Stefan szedł do pracy myśląc o raporcie podsumowującym wyniki produkcji za ostatni okres. Lubił to robić i wiedział, że zajmie mu to dosłownie chwilkę. Wszedł do swojego gabinetu, spojrzał na biurko i zobaczył dobrze mu znany stos papierów spraw do załatwienia. "Nieźle się tego nazbierało." - pomyślał. Zaczął szukać wydruków zestawień z poszczególnych działów. Gdzieś się zapodziały. Nagle jego uwagę zwrócił faks leżący na wierzchu, przeczytał go i pomyślał: "O matko, ale się narobiło!" - logistyka monitowała o zwrot opakowań, grożąc zablokowaniem dostaw. Nie odkładając już niczego na później wziął faks i poszedł załatwiać sprawę. Szedł długim korytarzem rozmyślając o paletach i opakowaniach, kiedy usłyszał znajomy głos: " Stefan! Wszędzie Cię szukam!" - głos należał do jego zastępcy, który właśnie wrócił z trzymiesięcznego urlopu zdrowotnego. "Andrzej, no wreszcie jesteś! - ucieszył się Stefan - Mamy tu duże zmiany w normach produkcji! Chodź! Muszę Cię w to wszystko wprowadzić" - Stefan poprowadził go do swojego gabinetu. Trudno było nie zacząć od pytań o zdrowie kolegi, dawno się nie widzieli, więc rozmowa tak wciągnęła Stefana, że dopiero lekki głód przywrócił mu poczucie czasu. "Już czternasta... - powiedział - może byśmy coś zjedli." Wtedy jego wzrok padł na faks od logistyki, który leżał na środku biurka. Przypomniał sobie, że sprawa jest pilna. "Przepraszam Cię Andrzej, ale nie mogę jednak teraz pójść na obiad. Mam coś pilnego do załatwienia." Stefan znowu popędził korytarzem myśląc o opakowaniach zwrotnych. Po rozmowie z kilku osobami okazało się, że sprawa nie jest taka prosta, gdyż wymaga poprawienia kilku procesów biznesowych. Stefan postanowił zająć się tym dogłębnie, zdecydował się napisać maila w tej sprawie do Zarządu. Była godzina 16:00. "Zajmie mi to chwilkę" - pomyślał. Rzecz była dosyć delikatna, gdyż dotyczyła obszarów kompetencyjnych wielu osób. Stefan zastanawiał się na poszczególnymi sformułowaniami, chciał tak ująć temat, aby nikogo nie urazić, a z drugiej strony jasno wykazać konieczność zmian. Kiedy wreszcie skończył, po dokonaniu kolejnych i kolejnych poprawek, był wreszcie zadowolony i zdecydował się wysłać maila. Spojrzał na zegarek: "Już jest 19:20!? Niewiarygodne, jak ten czas leci."

Ten sposób doświadczania czasu jest jak zanurzenie się w jego strumieniu i reagowanie na to, co się dzieje tu i teraz. Czas jest doświadczany punktowo, odczuwany jako ten aktualny moment. Nie ma w istocie żadnego planu, ani żadnej kontroli nad upływem czasu. Jest natomiast zaangażowanie i koncentracja na aktualnym działaniu. Spontaniczność i improwizacja. Ten sposób reprezentowania czasu w naszym myśleniu nazywa się W Czasie (In Time).

Dla osób myślących w ten sposób czas jest aktualną chwilą, tym co jest tu i teraz. Nawet o swoich przyszłych działaniach starają się myśleć tak, jakby działy się teraz. W tym sensie nie planują, ale przeżywają w fantazji różne wersje przyszłych sytuacji, prowadzą w wyobraźni dialogi z osobami, z którymi mają się spotkać starając się wyczuć, jakie zachowanie będzie najodpowiedniejsze w tej sytuacji. Taki styl myślenia promuje spontaniczność i wyczucie chwili, ale również pewną reaktywność wynikającą z faktu, że nie można w wyobraźni dokładnie przeżyć długich sekwencji własnych działań i zaplanować działań złożonych. Dlatego też osoby te najczęściej wyobrażają sobie pierwszy krok i jeśli wiedzą jak zacząć, wtedy uważają, że z resztą jakoś sobie poradzą. Nie widzą długiej perspektywy swoich działań i zaczynają zastanawiać się, gdy są tuż przed, lub w trakcie jakiejś aktywności. Najchętniej improwizują.

Ukryta Strategia W Czasie (In Time):

1. Pomyśl o tym, co teraz masz do zrobienia.
2. Wyobrażaj to sobie z Twojej perspektywy tak, jakby to się działo tu i teraz.
3. Poczuj, czy to Ci się podoba, czy Ci odpowiada taki przebieg tej sytuacji.
4. Jeśli Twoje uczucia mówią Ci "Tak" - zacznij natychmiast działać.
5. Zobaczysz, co się wydarzy i wtedy zorientujesz się, co dalej.

-------------------------------------------------------------------------

Marian jechał rano do pracy z uczuciem, że wie dokładnie, co jest dzisiaj do zrobienia. Co więcej, w eleganckim Pocket PC tego dyrektora handlowego, pod dzisiejszą datą znajdowało się szesnaście zanotowanych pozycji zadań. Co prawda sześć z nich spadło tam z "wczoraj" i "przedwczoraj" świecąc nieprzyjemną czerwienią, podobnie jak te dwie z "poprzedniego miesiąca", ale Marian panował nad sytuacją. Miał przed oczami te kilka miejsc i tych kilka twarzy klientów, z którymi musiał się spotkać. Widział też siebie, piszącego dawno odkładany raport na temat swojego zespołu, którego HR domagał się już od miesiąca. Pamiętał też o wizycie w szkole u córki, o co prosiła go żona. Wszystko jednak wydawało mu się do ogarnięcia. Pojechał więc na pierwsze spotkanie i kiedy z niego wychodził, nieprzyjemnie się zdziwił. Była już 13:10, a na jego liście było jeszcze piętnaście pozycji. "Muszę przyspieszyć" - pomyślał. Następne trzy spotkania odbył w tempie ekspresowym, ale czas płynął nieubłaganie i była już 17:00. Znowu nie zdążył do szkoły. Czuł się bardzo sfrustrowany, przecież naprawdę chciał to wszystko zrobić i miał to zaplanowane w swoim terminarzu, Starał się, spieszył się jak tylko mógł. "Dzień jest za krótki - pomyślał - ten obiecany raport o rozwoju pracowników dla HR-u, znowu będzie musiał poczekać, a do szkoły pójdę już na pewno jutro." Wyobraził sobie wszystkie te sprawy, które załatwi jutro i znowu miał uczucie, że to się da jakoś zrobić. To go uspokoiło.

Ten sposób doświadczania czasu jest jak stanie z boku i przyglądanie się różnym możliwościom. Każda rzecz do zrobienia, każdy wybór reprezentowany jest przez pojedyncze zdjęcie, wyobrażenie tej sytuacji, czy tego działania. Żadnemu działaniu nie jest przypisany czas jego trwania, dlatego można mieć złudzenie, że można je mieć wszystkie, w tym samym okresie czasu. Można swobodnie przestawiać kolejność działań lub dorzucać zadania do listy. Jest to doskonały sposób na to, aby mieć ogląd tego, co jest w ogóle do zrobienia, jakie rzeczy wchodzą w grę, co jeszcze jest możliwe. Takie myślenie promuje twórczość i elastyczność, ale często utrudnia decyzję, gdyż zbyt duży wybór powoduje wahanie. Ten sposób reprezentowania czasu w naszym myśleniu nazywa się Pomiędzy Czasem (Between Time).

Ludzie myślący w ten sposób planują i myślą o przyszłości jako o zestawie wyborów. Widzą co jest możliwe, co w danej sprawie wchodzi w grę. Zawsze widzą różne możliwości, ale nie w formie strategii, lecz formie luźno związanych ze sobą obrazów. Ponieważ starają się zobaczyć wszystkie możliwości i wybrać najlepszą, albo najlepiej mieć wszystko na raz - często długo się wahają i analizują za i przeciw poszczególnych wyborów. Swoje działania planują na zasadzie zrobienia listy wszystkich rzeczy, które są do zrobienia w danej sprawie i ustalenia priorytetów - co jest najważniejsze lub najpilniejsze do zrobienia.

Ukryta Strategia Pomiędzy Czasem (Between Time):

1. Pomyśl, co w ogóle masz do zrobienia, lub warto byłoby zrobić.
2. Zrób listę tych spraw, lub wyobraź sobie ten zestaw możliwości.
3. Nie ustalaj ścisłej kolejności zadań. Nie próbuj sprawdzać ile trwa ich wykonanie.
4. Wybierz jakieś zadanie na początek, na dowolnej zasadzie.
5. Zrób to.
6. Sprawdź, co teraz musisz zrobić lub co byłoby przyjemnie zrobić.

-------------------------------------------------------------------------

Jadwiga lubiła przemyśleć sobie następny dzień jadąc z pracy do domu. "Od czego trzeba zacząć jutro rano?" - zastanawiała się. "Spotkanie z prawnikami będzie dobrym przygotowaniem do rozmowy z członkami Zarządu. Od tego jutro zacznę dzień. Spotkanie zaplanowałam na 9:15 dając piętnastominutowy margines dla spóźnialskich. Samo spotkanie może w najgorszym przypadku potrwać najdłużej godzinę do 10:15. Potem potrzebuję około pół godziny, żeby napić się w spokoju kawy i zebrać myśli przed spotkaniem z Zarządem. Piętnaście minut zajmie mi przejście do budynku Zarządu, a więc słusznie zaplanowałam to spotkanie na 11:00. Potem spotkanie z Zarządem ... Na początku, jak zwykle Prezes zrobi pół godzinne zagajenie, wtedy przekaże głos mi. Moja prezentacja trwa około godziny. Jeżeli będą pytania, to myślę, że pół godziny na odpowiedzi i dyskusję wystarczy. Dodajmy jeszcze pół godziny, na sprawy nieprzewidziane. Zatem spotkanie powinno się zakończyć po dwóch i pół godziny, czyli o 13:30. Pół godziny na lunch w naszej stołówce i o 14:00 mogę zająć się przygotowaniem draftu umowy. Zwykle robię to w ciągu dwóch godzin, a więc zostanie mi około godziny, aby odpowiedzieć na bieżące maile." Była zadowolona ze swojego planu. Niestety, pierwszą wiadomością następnego ranka był mail od Zarządu: "Dzisiejsze spotkanie odwołane ze względu na niezapowiedzianą wizytę jednego z amerykańskich udziałowców Spółki. Przepraszamy. Nasze spotkanie odbędzie się w najbliższym czasie." Jadwiga nie wiedziała, co teraz zrobić. Czuła się mocno zdezorientowana. Musiała usiąść i poukładać wszystkie sprawy od nowa, od samego początku, a prawnicy czekali już w sekretariacie. "Jak można było nie zaplanować Takiej wizyty!?" - pomyślała.

Ten sposób doświadczania czasu jest jak spoglądanie z dużej perspektywy na całą trasę, którą planuje się przejść tego dnia. Widać wtedy wszystkie etapy, poszczególne kroki i charakterystyczne punkty, ale przede wszystkim widać dokładnie, ile trwa każdy z planowanych etapów.
Osoby używające tego sposobu myślenia traktują czas jako odcinek, linię, kontinuum posiadające pewną ograniczoną pojemność. Widzą wszystkie swoje działania ułożone przed sobą w kolejności chronologicznej, zazwyczaj od lewej do prawej. Każde działanie trwa jakiś czas i ma konsekwencje w następnych działaniach oraz jest wynikiem jakiś poprzednich działań.

Taki styl myślenia jest oczywiście najbardziej użyteczny w planowaniu działań, gdyż widać na raz wszystkie konieczne kroki i efekty kolejnych działań. Decyzje są podejmowane w sposób konsekwentny i racjonalny. Taki styl myślenia promuje związki przyczynowo skutkowe. Daje pewność, że na wszystko znajdzie się czas i że trzeba tylko ustalić odpowiednią logikę działań, aby osiągnąć zamierzone cele. Może jednak skłaniać do pewnej sztywności działania wynikającej z niechęci ze schodzenia z raz obranej drogi, co często bywa określane również jako konsekwencja lub upór. Takie osoby mogą również zbyt wiele czasu poświęcać na planowanie działań i w skrajnych przypadkach w ogóle nie przechodzić do samego działania, gdy nie mają danych, aby wszystko dokładnie zaplanować lub gdy jakiś etap działania jest nieznany czy też niepewny.

Ukryta Strategia Poprzez Czas (Through Time):

1. Zastanów się, które z planowanych na ten dzień zadań najlepiej wykonać na początku (jak to wpłynie na kolejne działania).
2. Zastanów się ile to będzie trwało, dodaj zapas na nieprzewidziane zdarzenia.
3. Zaplanuj czas rozpoczęcia i zakończenia działania (wliczając czas na dojście, odpoczynek, przerwę, wprowadzającą rozmowę, itp. - sprawy, które nie są istotą tego działania, niemniej jednak na pewno się wydarzą i zajmą czas).
4. Zaplanuj w ten sposób po kolei wszystkie zadania, które chcesz wykonać tego dnia.
5. Zostaw 20% czasu na rzeczy nieprzewidziane.
6. W trakcie wykonywania planu kontroluj upływ czasu i wprowadzaj korekty na bieżąco (kończ swoje działania w przewidzianym czasie, innego dnia dokończysz rzeczy, których nie zdołałeś dzisiaj wykonać - nie przedłużaj zaplanowanych działań kosztem następnych).

-------------------------------------------------------------------------

Schematy dotyczące zarządzania czasem zakładają, że wszyscy ludzie doświadczają czasu w ten sam sposób. Nie jest to prawdą. Czas jest doświadczany w sposób subiektywny i mamy w tym zakresie indywidualne preferencje. Trudność z wykorzystaniem schematów zarządzania czasem polega na tym, że pasują one tylko tym osobom, które myślą podobnie jak twórca danego schematu. Dodatkowo są to dokładnie te osoby, które doskonale dają sobie radę bez takich schematów...

Każdy z nas posiada niewątpliwie doświadczenia spontaniczności, bycia "tu i teraz". Mamy też własne przykłady dokonywania elastycznych wyborów, modyfikacji planów i działań równoległych. Często potrafimy również dobrze kontrolować czas trwania poszczególnych czynności i ich optymalną sekwencję. Nie zawsze potrafimy jednak reprezentować czas adekwatnie do naszych celów i okoliczności. "Spontaniczne planowanie" to pomysł równie dobry jak "harmonogram randki"!

Każdy z wymienionych tutaj trzech sposób reprezentowania czasu ma swoje minusy i plusy. Dzięki myśleniu typu W Czasie możemy zaangażować się w pełni w wykonywane działania. Ten stan często określa się, że ktoś zapomniał o całym świecie tak był skupiony na swojej pracy. Możemy podążać elastycznie za zmiennymi wydarzeniami dnia codziennego, improwizować i reagować adekwatnie do sytuacji. Niestety kontrola upływu czasu, harmonogram działań, konsekwencja, czy systematyczność nie są możliwe w tej reprezentacji czasu. Myślenie typu Pomiędzy czasem pozwala zachowywać wolność wyboru. Inwencję i elastyczność. Doskonale reprezentuje wszystkie możliwe, konieczne, czy potrzebne działania - pozwala dobrze porównywać ich priorytety. Niestety tworzy również iluzję, że wszystko jest możliwe, gdyż nie ma informacji ile czasu potrzeba, aby wykonać te czynności. Reprezentacja Poprzez czas najpełniej odzwierciedla fakt, że możemy robić tylko jedną rzecz na raz i dopiero kolejną zaczynać, gdy poprzednią skończymy. To jest właśnie istotą planowania! To jest też główne ograniczenie tego sposobu myślenia - wpisana w niego sekwencyjność działań oraz sztywność wynikająca z chęci realizowana planu bez względu na okoliczności.

Dlatego warto nauczyć się wszystkich trzech sposobów reprezentowania czasu i używać każdego z nich wtedy, gdy jest najbardziej odpowiedni i skuteczny.

Mariusz Lorenc i Marek Rudziński